Videotermine bei der Agentur für Arbeit: Ein Tool, über das wenig bekannt ist

Die Bundesagentur für Arbeit bietet ihren Kund_innen Beratung per Video. E-Mail-Einladungen dazu werden direkt aus dem Tool ungefragt und ohne Zustimmung zugeschickt. Was sich unter dem Tool „Mein Videotermin“ verbirgt, ist wenig bekannt. Der Datenverarbeitungsprozess ist spärlich beschrieben. Einiges lüftet die BfDI. Viele Fragen bleiben offen.

Lisa (Name von der Redaktion geändert) hatte ein auslaufendes Beschäftigungsverhältnis und daher Kontakt mit der Bundesagentur für Arbeit (BA) aufgenommen. Sie berichtete uns über ihre Erfahrung mit einem Videokonferenztool, das dort bei Beratungen eingesetzt wird.

Das fing so an: Nachdem Lisa sich als arbeitssuchend gemeldet hatte, erhielt sie eine automatisch generierte E-Mail-Nachricht von einer NoReply-Adresse der Bundesagentur für Arbeit mit einer Einladung zu einer Beratung per Videotermin:

Guten Tag,
wir freuen uns über Ihr Interesse am Angebot „Mein Videotermin“ und bestätigen Ihnen gern die unten aufgeführte Terminvereinbarung. Vielen Dank für Ihr Einverständnis, Sie hierzu mit einer E-Mail einladen zu dürfen!

Lisa hatte weder ihr Interesse an „Mein Videotermin“ geäußert noch um einen Termin gebeten. Ihr Einverständnis, per E-Mail eingeladen zu werden, hatte sie auch nicht erteilt. Sie hatte grundsätzlich nichts gegen einen Videotermin, wollte aber sicher sein, dass z. B. kein Zoom oder ein ähnliches nicht datenschutzkonformes Tool verwendet würde. Die Einladungsmail enthielt keine Informationen zum Tool. Lisa schrieb der zuständigen beratenden Person, sie bevorzuge persönliche Termine. Da sie anschließend einen persönlichen Termin bekam, schien ihr die Sache geregelt zu sein. Nicht so der Agentur für Arbeit.

Im Verlauf der nächsten Monate bekam Lisa weitere E-Mails mit Einladungen zu einem Videotermin. Jedes Mal bedankte sich die Bundesagentur für Arbeit darin für das Interesse der Empfängerin und für ihr Einverständnis, auf diesem Weg eingeladen zu werden. Nach jeder Zusendung teilte Lisa der BA mit, sie möchte keinen Videotermin, solange nicht klar ist, mittels welchen Tools er stattfindet. Sie bemühte sich gleichzeitig um eine Klärung, warum das Tool ihre Kontaktdaten nutzt und sich auf ihr Einverständnis beruft, das es nicht gab.

Das Beratungspersonal der Agentur für Arbeit war mit der Frage zum Tool überfordert, lieferte Antworten wie: Es sei ein Link, der per E-Mail geschickt wird, oder: Es sei Skype, oder: So ein Tool habe noch niemandem geschadet.

Die Frage an das Datenschutzbüro der BA blieb unbeantwortet. Die Datenschutzinformationen auf der Webseite der BA enthielten keine Angaben zum eingesetzten Tool und nichts zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die im Tool stattfindet.

In den E-Mail-Einladungen war der Link https://vk.arbeitsagentur.de/my-rights enthalten¹, der zu Informationen zu Ihren Rechten bei der Nutzung des Verfahrens „Mein Videotermin“ führte.

Dort war die Einwilligungserklärung verlinkt. Lisa las, dass im Tool bestimmte Kategorien von personenbezogenen Daten verarbeitet werden wie E-Mailadresse, Vor- und Nachname, Geschlecht, Kundennummer, technische Merkmale des Endgeräts und der Leitung sowie nicht weiter definierte Daten zu statistischen Auswertungen. Das Tool selbst blieb weiter ein Geheimnis.

Das Recht zu Beschwerde nach Art. 77 DSGVO kannte Lisa und wendete sich im August 2024 an die zuständige Datenschutzbehörde. In diesem Fall war es Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI, inzwischen Die Bundesbeauftragte). Im Oktober 2024 kam ein Brief. Darin bezog sich die BfDI auf die Stellungnahme der Bundesagentur für Arbeit. Es gäbe zwei Wege, wie Einladungen zu Videoterminen ausgelöst werden. Einerseits können es Kund_innen selbstständig tun.

Andererseits kann die Einladung auf Veranlassung des Mitarbeitenden der Agentur erfolgen. Dabei wird vor Versand der Einladung zum Videotermin entweder telefonisch oder persönlich die Nutzung der Videokommunikation besprochen und die Zustimmung des Kunden eingeholt.

Über das geheime Videotool machte die BfDI folgende Angaben:

Als Videokonferenztool wird die Plattform „Mein Videotermin“ verwendet, welche eine On-Premises Lösung darstellt, die auf den Servern der BA in Nürnberg betrieben wird.

Hier fragte sich Lisa, ob sie sich erst an die Datenschutzbehörde wenden musste, um wenigstens diese Information zu erfahren.

Nach der Prüfung des Einzelfalls schrieb die BfDI im Mai 2025, die BA habe eingeräumt²:

dass Ihnen ohne Ihre vorherige Zustimmung eine Einladung zu einem Videotermin per E-Mail übersandt wurde. Die Prüfung des Einzelfalls hat daher Sensibilisierungsbedarf zur Wahrung des […] Regelprozesses ergeben.

Bemerkenswerterweise hat die Beschwerde nichts hinsichtlich der Beschreibung des Videotools bewirkt. Die Webseite https://vk.arbeitsagentur.de/my-rights (aufgerufen am 6.2.2026) machte immer noch keine Angaben dazu, sodass sich Kund_innen weiterhin mit Skype-ähnlichen Aussagen zufrieden geben müssen.

Weniger als einen Monat nach der Feststellung der BfDI bekommt Lisa von der Agentur für Arbeit eine Überraschung – wieder eine Einladung zu einem Videotermin. Diesmal informierte sie umgehend die BfDI. Diese meldete sich im Juli 2025 zurück:

Die BA räumt ein, dass erneut ohne vorherige Einholung Ihrer Zustimmung eine Einladung zu einem Videotermin übersandt wurde.

Diesen Sachverhalt behalte sich BfDI für datenschutzrechtliche Prüfungen vor.³

Als Behörde muss die Bundesagentur für Arbeit keine Geldbuße für Datenschutzverstöße befürchten. Dennoch obliegt es ihr, Datenschutzgesetze einzuhalten. In Art. 12 und 13 DSGVO ist festgelegt, wie transparente Informationen und Kommunikation zu erfolgen sind und welche Angaben die Verantwortliche Stelle bei der Erhebung von personenbezogenen Daten bei der betroffenen Person anzugeben hat. Die Bundesagentur für Arbeit erfüllt diese Vorgaben (noch) nicht.

Darüber, wann mit transparenten Angaben zum eingesetzten Videotool zu rechnen ist, gibt es bis jetzt keine Angaben.