Präzisierung einer Auskunftsanfrage gemäß Erwägungsgrund 63 DSGVO

Gemäß Art. 15 DSGVO und konkreter dem Erwägungsgrund 63 S. 7¹ darf der_die Verantwortliche von der betroffenen Person eine Präzisierung der Anfrage im Rahmen ihrer Ausübung des Auskunftsrechts verlangen. Um diese Aufforderung verlangen zu können, muss der_die Verantwortliche eine große Menge von Daten in Bezug auf die betroffene Person verarbeiten.

Zunächst ist es wichtig zu klären, ob die betroffene Person nach Verlangen des_der Verantwortlichen verpflichtet ist, eine Präzisierung vorzunehmen. Um diese Frage zu beantworten, muss zuerst eine Unterscheidung gemacht werden; Die Auskunftsanfrage an eine öffentliche Stelle einerseits und die im Rahmen der Privatwirtschaft.

Das Gesetz ist sehr eindeutig in diesen Fällen. Gemäß §34 Abs. 4 BDSG besteht ein solches Recht auf Auskunft nur, soweit die betroffene Person eine Konkretisierung der angeforderten Daten macht. Gleiches gilt für die Fälle der Verarbeitung personenbezogener Daten von zuständigen öffentlichen Stellen für die Verhütung, Ermittlung, Aufdeckung, Verfolgung oder Ahndung von Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten. Gemäß §57 Abs. 3 BDSG ist in den letztgenannten Fällen von der Auskunftserteilung abzusehen, wenn die betroffene Person diese Konkretisierung nicht macht. In jedem Fall ist die Anfrage abzuweisen, wenn die betroffene Person die angeforderten Informationen nicht eindeutig benennt.

In der Privatwirtschaft besteht keine explizite Pflicht zur Präzisierung datenschutzrechtlicher Anfragen. Inwieweit sich eine solche Pflicht indirekt aus dem Gesetz ergibt, ist umstritten.

Nach einer Meinung muss die betroffene Person die Informationen und die Verarbeitungszwecke klarstellen, für die sie sich interessiert.² Diese Auslegung führt zu einer Verpflichtung der betroffenen Person, dem Verlangen des_der Verantwortlichen zwingend nachzukommen. Dieser Meinung folgt auch ein Teil der Rechtsprechung. Dies wird damit begründet, dass die betroffene Person beschreiben müsse, auf welche Bereiche bzw. Kategorien sich ihre Anfrage erstreckt³, dass sie verpflichtet sei, den Vorschriften des Erwägungsgrundes zu folgen.⁴ Nach dieser Ansicht ist eine Präzisierung zwingend.

Nach einer anderen Auffassung besteht keine Verpflichtung, die Anfrage zu konkretisieren und falls diesem Verlangen nicht entsprochen werde, muss der_die Verantwortliche umfassend Auskunft erteilen.⁵ Diese Meinung geht davon aus, dass diese Aufforderung zur Präzisierung eine Sollvorschrift darstellt, nämlich eine Vorschrift, die freiwillig vorgenommen werden kann und folglich keine Rechtsfolge hervorbringt und als solche die betroffene Person nicht zu einer Präzisierung zwingt.⁶ Auch dieser Ansicht folgt ein Teil der Rechtsprechung.⁷ Dieser Ansicht folgend, ist eine Präzisierung des Auskunftsverlangens optional.

Weder in der Lehre noch in der Rechtsprechung gibt es eine einheitliche Auffassung. Die DSGVO ist neu, weshalb noch viele normative Lücken zu füllen sind. Deshalb sollte die betroffene Person ihr Recht auf Auskunftsanspruch ausgedehnt verlangen. Das hat den Vorteil, dass die Anfragesteller_in bestenfalls den kompletten Datensatz bekommen kann. Eventuell hätte er_sie dann allerdings anschließend auf eine Präzisierungsaufforderung zu reagieren. Die Abwägung zwischen Auskunftsvollständigkeit und Zeitaufwand seitens der betroffenen Person wäre zugunsten der ersten beizulegen. Auf jeden Fall sollte die Pflicht, effiziente Methoden und Prozesse zur Datenauskunft zu entwickeln und anzuwenden, zulasten des_der Verantwortlichen erfolgen.

Neben der juristischen Auslegung der Normen ist für die Praxis besonders wichtig, wie die betroffene Person ihre Auskunftsanfrage präzisieren soll, wenn dies vom Verantwortlichen verlangt wird.

Am Anfang sollte die Anfragesteller_in klarstellen, an welchen Informationen und Verarbeitungsvorgängen er_sie interessiert ist.⁸ Eine bestimmte Kategorie von Daten i.S.v. Art. 15 DSGVO sind üblicherweise Leistungs- und Verhaltensdaten.⁹ Die Anfrage ist bestimmt genug, wenn die betroffene Person eine Auskunft der verarbeiteten und nicht der sich in ihrer Personalakte befindenden Daten begehrt. Nicht in die Anfrage aufgenommen werden können oder müssen die Daten, welche die Anfragesteller_in nicht kennen kann.¹⁰ Eine Präzisierung ist auch bestimmt genug, wenn die Datenkategorie und der Zeitraum festgelegt worden sind (z.B. E-Mails von einem bestimmten Zeitraum).¹¹ Letztere Methode ist zu empfehlen.

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1. „Verarbeitet der Verantwortliche eine große Menge von Informationen über die betroffene Person, so sollte er verlangen können, dass die betroffene Person präzisiert, auf welche Information oder welche Verarbeitungsvorgänge sich ihr Auskunftsersuchen bezieht, bevor er ihr Auskunft erteilt.“ ↩︎

2. Paal/Pauly/Paal, 2. Aufl. 2018, DS-GVO Art. 15, Rn 8. ↩︎

3. LG Heidelberg, Urt. V. 6.2.2020 – 4 O 6/19, GRUR-RS 2020, 3071, Rn 21. ↩︎

4. LG Köln, Urteil v. 19.6.2019 – 26 S 13/18, ZD 2019, 413 ↩︎

5. Dix in: Simitis/Hornung/Spiecker gen. Döhmann, Datenschutzrecht, 1. Aufl. 2019, Art. 15, Rn. 11 ↩︎

6. Specht in: Sydow, Europäische Datenschutzverordnung, 2. Aufl. 2018, Art. 15, Rn. 6 ↩︎

7. Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg, Urteil vom 20. Dezember 2018 – 17 Sa 11/18, Rn. 194, juris, obwohl vorliegend der Kläger die Präzisierung schon gemacht hatte. ↩︎

8. Paal/Pauly/Paal, aaO (Fn. 2) ↩︎

9. LG Heidelberg, aaO (Fn. 3) ↩︎

10. Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg, aaO (Fn. 7) ↩︎

11. LG Heidelberg, aaO (Fn. 3), Rn. 22. ↩︎