Beschweren lohnt sich: Die ABIS GmbH, ein Adressmanagement-Tochterunternehmen der Deutschen Post und Bertelsmann, hatte bisher für Selbstauskünfte nach der DSGVO eine unterschriebene Anfrage verlangt und die Antworten nur per Post verschickt. Nach einer erfolgreichen Beschwerde bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden wurde dieses rechtswidrige Verhalten nun eingestellt.

Foto eines Blatts Papier, auf dem eine Person gerade unterschreibt. Darüber der Text: „Beschwerde gegen ABIS: Unterschrift für DSGVO-Anfragen nicht nötig“

Die ABIS GmbH bietet als Tochter der Deutsche Post Adress GmbH & Co. KG sogenanntes Adressmanagement an. Sie prüft für Unternehmen die Adressen von deren Kund_innen auf Richtigkeit und aktualisiert sie etwa im Falle von Umzügen. Für Verbraucher_innen ist es also wichtig zu wissen, welche Daten ABIS zu ihnen speichert.

Bisher hat ABIS bei Auskunftsanfragen eine eigenhändige Unterschrift der betroffenen Person verlangt, weil dies für die Identifizierung nötig wäre: „Nicht eigenhändig unterschriebene Anfragen […] können wir nicht beantworten, da eine eindeutige Identifizierung Ihrer Person hierbei nicht möglich ist“, hieß andernfalls die Antwort. Die unterschriebene Anfrage sollten Verbraucher_innen per Post, Fax oder E-Mail-Anhang an ABIS schicken. ABIS würde die Anfrage dann auf postalischem Wege beantworten.

Dieses Verhalten war nicht rechtsmäßig. Die DSGVO stellt keine Formerfordernisse für Anfragen zu Deinen Betroffenenrechten. Ein Unternehmen kann Dich also nicht zwingen, Anfragen auf einem bestimmten Weg, etwa per Einschreiben, Brief oder Fax, zu stellen. Eine einfache E-Mail ist ausreichend. Damit darf ein Unternehmen auch keine unterschriebene Anfrage verlangen.
Weiterhin ist natürlich eine auch Unterschrift kein geeignetes Identifikationsmerkmal, insbesondere da die ABIS GmbH als Adressmanagement-Unternehmen noch nicht einmal über Unterschriftenproben der Menschen, zu denen sie Daten verarbeitet, verfügt.

Falls ein Unternehmen Deine Daten unrechtmäßig verarbeitet, kannst Du Dich mit einer Beschwerde bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden wehren. Genau das hat @rugk, einer unserer Nutzer_innen, auch gemacht, nachdem wir das Thema in unserem Issue-Tracker diskutiert hatten. Er hat beim Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Beschwerde eingelegt.

Die Behörde stimmt unserer Rechtsauffassung zu. Sie hat wie folgt auf die Beschwerde geantwortet:

„Die Betroffenenrechte erfordern keine bestimmte Form, insbesondere keine Unterschrift der betroffenen Person. Eine eindeutige Identifikation des Betroffenen ist mit einer Unterschrift auch gar nicht möglich. Nach Art. 12 Abs. 6 DS-GVO kann der Verantwortliche lediglich dann zusätzliche Informationen anfordern, welche zur Bestätigung der Identität der betroffenen Person erforderlich sind, wenn er begründete Zweifel an der Identität der natürlichen Person hat. Ein voraussetzungsloses Anfordern weiterer Daten ist damit nicht vereinbar. Eine Unterschrift der betroffenen Person wird zukünftig von der ABIS GmbH nicht mehr verlangt.“

Weiter erklärt sie, dass die Auskunft auch nicht nur per Post erteilt werden darf:

„Die Erteilung von Auskunftsersuchen muss zudem auf verschiedenen Kommunikationskanälen geschehen. Entsprechend erfolgt eine Auskunftserteilung durch die ABIS GmbH künftig nicht mehr nur mittels Briefpost.“

Der Vorgang zeigt: Beschwerden sind ein wertvolles Werkzeug zur Durchsetzung der Datenschutzrechte. Das positive Ergebnis der Beschwerde von @rugk kommt nicht nur ihm zugute, sondern hat die Situation für alle verbessert, die Anfragen zum Datenschutz an die ABIS GmbH stellen.
Auch wenn das Verlangen einer Unterschrift vielleicht erst einmal recht harmlos klingt, stellt es doch eine deutliche zusätzliche Hürde zum Stellen von Anfragen dar, die wahrscheinlich einige Verbraucher_innen davon abgeschreckt hat, ihre Rechte wahrzunehmen.

Verwehrt ein Unternehmen Dir auch die Ausübung Deiner Datenschutzrechte oder verarbeitet Deine Daten unrechtmäßig? Dann schau doch einmal in unserem Artikel zu den Datenschutz-Aufsichtsbehörden vorbei, in dem wir Dir genau erklären, wie auch Du Dich beschweren kannst. Der Prozess ist einfach und kostenlos für Dich. Wenn Du die entsprechende Anfrage über Datenanfragen.de gestellt hast, kannst Du die Beschwerde sogar über die „Meine Anfragen“-Funktion in unserem Generator erstellen.

geschrieben von Benjamin Altpeter
am
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Titelfoto angepasst nach: „person writing on white paper“ von Cytonn Photography (Unsplash-Lizenz)